ETIKET BERTELEPON

Etika bertelepon

Bertelepon adalah hal yang sangat biasa dilakukan setiap manusia, tetapi bertelepon disini adalah bertelepon secara resmi sehingga berbeda dengan bertelepon yang biasanya kita gunakan sehari hari

1.     Etiket saat menerima telepon

-      Angkatlah segera ketika telepon berdering, telepon berdering maksimal 3x.

-      Tersenyumlah ketika berbicara sehingga terkesan lebih sopan

-      Ucapkan salam kepada penelepon dan jangan lupa untuk memperkenalkan diri dengan menyebutkan nama dan instansi/perusahaan

-      Tawarkan bantuan

-      Tanyakan identitas penelepon

-      Dengarkan baik-baik informasi yang disampaikan penelepon, dan catatlah informasi-informasi tersebut.

-      Ulangi pesan atau informasi tersebut

-      Ucapkan terima kasih setelah selesai pembicaraan

-      Biarkan penelepon menutup teleponnya teleponnya terlebih dahulu

2.    Etiket saat menelepon

-      Tulis nomor yang dituju dan catat terlebih dahulu apa yang akan kita sampaikan kepada penelepon.

-      Ketika telepon terhubung, segera perkenalkan diri

-      Sebelum kita memulai pembicaraan, tanyakan apakah penelepon tidak keberatan dan mempunyai waktu untuk berbicara dengan kita

-      Lakukan pembicaraan sesingkat dan sejelas mungkin.

3.    Etiket menerima telepon untuk orang lain

-      Tanyakan identitas penelepon, keperluan dengan siapa, dan segera sambungkan dengan orang yang dituju.

-      Katakan pada penelepon untuk menunggu sebentar, lalu informasikan keapda penelepon bahwa telepon dialihkan.

-      Beritahu orang dituju bahwa ada telepon untuknya, beri keterangan si penelepon

-      Bila orang yang dituju sedang tidak ada ditempat atau sedang berbicara, informasikan kepada penelepon dan tawarkan bantuan pada penelepon apakah penelepon memiliki pesan untuk disampaikan kepada orang yang dituju, dan catatlah. Ulangi pesan tersebut dan konfirmasikan bahwa pesan tersebut sesuai.

-      Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama

-      Jangan mentransfer telepon lebih dari 2x

Tata cara bertelepon

1.  Tidak memulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “halo” hanya akan membuang waktu dan tidak bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelepon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

2.  Tidak menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda oleh “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa mengganggu tugas pokok sekretaris.

3.  Sebelum Menelepon siapkan nomor telepon yang akan dihubungi, jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dituju . Kemudian sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokokLangkah dan Teknik pembicaraan.Menelepon

4.  Berbicara dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita.

5.  Kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “Saya harus berbicara dengan siapa ya?”

6.  Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggunya di sela-sela kesibukannya.