ETIKET BERTELEPON

Etika bertelepon

Bertelepon adalah hal yang sangat biasa dilakukan setiap manusia, tetapi bertelepon disini adalah bertelepon secara resmi sehingga berbeda dengan bertelepon yang biasanya kita gunakan sehari hari

1.     Etiket saat menerima telepon

-      Angkatlah segera ketika telepon berdering, telepon berdering maksimal 3x.

-      Tersenyumlah ketika berbicara sehingga terkesan lebih sopan

-      Ucapkan salam kepada penelepon dan jangan lupa untuk memperkenalkan diri dengan menyebutkan nama dan instansi/perusahaan

-      Tawarkan bantuan

-      Tanyakan identitas penelepon

-      Dengarkan baik-baik informasi yang disampaikan penelepon, dan catatlah informasi-informasi tersebut.

-      Ulangi pesan atau informasi tersebut

-      Ucapkan terima kasih setelah selesai pembicaraan

-      Biarkan penelepon menutup teleponnya teleponnya terlebih dahulu

2.    Etiket saat menelepon

-      Tulis nomor yang dituju dan catat terlebih dahulu apa yang akan kita sampaikan kepada penelepon.

-      Ketika telepon terhubung, segera perkenalkan diri

-      Sebelum kita memulai pembicaraan, tanyakan apakah penelepon tidak keberatan dan mempunyai waktu untuk berbicara dengan kita

-      Lakukan pembicaraan sesingkat dan sejelas mungkin.

3.    Etiket menerima telepon untuk orang lain

-      Tanyakan identitas penelepon, keperluan dengan siapa, dan segera sambungkan dengan orang yang dituju.

-      Katakan pada penelepon untuk menunggu sebentar, lalu informasikan keapda penelepon bahwa telepon dialihkan.

-      Beritahu orang dituju bahwa ada telepon untuknya, beri keterangan si penelepon

-      Bila orang yang dituju sedang tidak ada ditempat atau sedang berbicara, informasikan kepada penelepon dan tawarkan bantuan pada penelepon apakah penelepon memiliki pesan untuk disampaikan kepada orang yang dituju, dan catatlah. Ulangi pesan tersebut dan konfirmasikan bahwa pesan tersebut sesuai.

-      Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama

-      Jangan mentransfer telepon lebih dari 2x

Tata cara bertelepon

1.  Tidak memulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “halo” hanya akan membuang waktu dan tidak bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelepon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

2.  Tidak menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda oleh “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa mengganggu tugas pokok sekretaris.

3.  Sebelum Menelepon siapkan nomor telepon yang akan dihubungi, jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dituju . Kemudian sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokokLangkah dan Teknik pembicaraan.Menelepon

4.  Berbicara dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita.

5.  Kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “Saya harus berbicara dengan siapa ya?”

6.  Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggunya di sela-sela kesibukannya.

BENTUK-BENTUK SURAT DAN SURAT DINAS

BENTUK-BENTUK SURAT

A. Bentuk Lurus Penuh
Pengertian bentuk surat lurus yaitu bentuk surat yang pengetikannya semua dimukai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri)
Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.

B. Bentuk Lurus
Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.

 

C. Bentuk Setengah Lurus/ semi block style
Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hamper sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.

D. Bentuk Lekuk
Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.

 

Surat dinas

Surat dinas adalah surat surat yang dibuat oleh instansi-instansi atau perusahaan.

Surat dinas ada dua macam yaitu surat dinas umum dan surat dinas departemen pendidikan dan budaya.

Berdasarkan macamnya suar dinas dapat digunakan untuk interaksi maupun transaksi baik antar maupun intern lembaga :

1. Surat undangan
2. Surat janji temu
3. Surat balasan janji temu
4. Surat pesanan
5. Surat ucapan terima kasih
6. Surat ucapan selamat
7. Surat ucapan duka cita
8. Surat permohonan bantuan
9. Surat pemberitahuan bantuan
10. Surat permohonan izin
11. Surat pemberian izin
12. Surat tugas
13. Surat perintah tugas
14. Surat perjalan dinas
15. Surat nota dinas
16. Surat memo dan memprandum
17. Surat berita acara
18. Surat pengumuman
19. Surat edaran
20. Surat pemberitahuan
21. Surat laporan
22. Surat pengantar
23. Faktur
24. Surat keterangan
25. Surat refremso
26. Surat peringatan
27. Surat panggilan
28. Surat kuasa
29. Surat penagihan
30. Surat penuntutan
    
    
    Tata cara penulisan surat dinas
    1.      Alamat surat  ditulis huruf kapital kecuali alamat instansi/perusahaan
    2.      Penulisan Nomor surat, lampiran, dan hal disebelah kiri atas. Sedangkan penulisan tanggal di kanan atas
    3.      Penulisan lampiran dikiri atas dibawah nomer surat dan tidak dijelaskan lampiran tersebut.
    4.      Penulisan perihal ditempatkan dikiri atas dibawah lampiran,tidak boleh dituliskan secara penuh pada satu baris.
    5.      Penulisan Kepada dan Yth terpisah, Kepada dahulu lalu tekan enter baru tulis Yth dibawah Kepada.
    6.      Penulisan surat harus disesuaikan dengan baris yang diatas
    7.      Tidak ada salam pembuka, KECUALI surat Kemendikbud. Langsung pembuka, isi, dan penutup. Dituliskan menurut baris yang diatasnya mengikuti penulisan lampiran dll.
    8.      Identitas pengirim ditulis di bawah kanan, tanggal, jabatan, nama, dan disertai NIP bila ada.
    9.      Dan disertai Tembusan jika surat tersebut surat dinas Departemen Pendidikan dan Budaya.
    Penulisan NIP
    Contoh : 19920123 201601 2 010
    Ket:
    -          1992    : tahun lahir
    -          01        : bulan lahir
    -          23        : tanggal lahir
    -          2016    : tahun lulus CPNS
    -          01        : bulan lulus CPNS
    -          2          : keterangan wanita, bila pria maka (1)
    -          010      : urutan ketika lulus CPNS
    Penulisan nomor surat
    Contoh : 522/ADM1/SME/IV/16
    Ket :
    -          522      : nomor urut surat
    -          ADM1 : jenis perusahaan, ADM berarti Administrasi, M=Marketing, dll.
    -          SME     : kode perusahaan
    -          IV        : bulan saat dibuat surat
    -          16        : tahun saat dibuat surat
    
    
    Contoh surat kemendikbud